掛け取引を行う企業が悩みがちな課題といえば、買掛金の計上漏れです。
掛け取引を行う企業では数多くの領収書を取り扱います。さらに納品書や請求書など、類似した書類が数多く取り扱わなければなりません。

チェック漏れや管理の甘さが原因で計上漏れが生じると、最悪の場合は脱税を疑われます。追加で税金を納める必要が生じぬように、買掛金を取り扱う際は注意が必要です。

今回は、掛け取引をしていて買掛金の計上漏れについて気になっているという方向けに、買掛金の計上漏れが生じる原因や具体例、4つの対策について詳しく解説します。

買掛金の計上漏れとは

そもそも買掛金とは、まだ支払っていない取引のうち、仕入れを示す勘定科目です。
商品を仕入れた際、その代金支払い義務を帳簿に計上し忘れた状態を買掛金の計上漏れと言います。
まずは計上漏れの詳細と、計上漏れとは相対的な意味を持つ二重計上の意味を解説します。

計上漏れ

買掛金の計上漏れとは、掛け取引の発生後、会計処理されずに放置された状態です。
たとえば、掛け取引にて商品を100万円分仕入れたとします。その取引自体が記録されず、資産として反映されない状態が計上漏れです。
計上漏れは確認漏れなどのケアレスミスで起こりますが、計上漏れが指摘された場合、通常よりも多くの税金が請求される可能性が生じます。

故意でない場合、重加算税が課される可能性は極めて低いです。しかし、延滞税などの付帯税が課されるケースが多く、注意しなければなりません。

二重計上とは

二重計上とは、文字通り二重に計上処理を行った状態です。売上や経費など、同じ科目の同じ項目を2回計上する行為を指します。つまり、先述した計上漏れとは相対的な意味を持つ言葉です。

二重計上は、確認作業を怠ったり、別の従業員が会計処理を行ったりした結果発生します。売上票がクレジットカードと領収書に分かれる場合も、二重計上が発生しがちです。
二重計上も、計上漏れと同様、場合によっては脱税を疑われる可能性があります。

買掛金が計上漏れしてしまう原因

次に、買掛金が計上漏れしてしまう原因について詳しく解説します。

単純なミス

特に多い原因として挙げられるのが単純なミスです。
買掛金の計上漏れは、勘定科目の間違いや計算間違いが原因で頻繁に起こります。例えば振込手数料が自社負担の場合、手数料込みで計算しなければ、計算ミスにつながります。

「すでに会計処理したものだと勘違いしていた」「紛失した領収書に気付かなかった」といった単純なミスでも、買掛金の計上漏れが生じがちです。

管理体制が適正でない

不適正な管理体制も、よくある計上漏れの原因の一つです。
会計処理の担当者が複数人いる場合、連携ミスにより計上漏れや二重計上が頻発します。チェック体制が甘い場合も、計上漏れに気付きにくいでしょう。

会計処理は人間が行う作業であり、ミスを完璧に防ぐのは困難です。ミスが起こることを前提に、チェックなどの管理体制は徹底しなければなりません。

専門知識の欠如やマニュアルの不備

買掛金が計上漏れしてしまう原因として挙げられるのが、専門知識の欠如やマニュアルの不備です。

新入社員や経験の浅い社員の方に多いのがこのパターンで、そもそも会計処理を全て理解しておらず、買掛金と売掛金の処理を間違えてしまい、結果として計上漏れや二重計上になってしまいます。

また、作業の手順が明確になっていない場合も、ミスが起こりやすい状況になってしまうため、注意が必要です。

買掛金の計上漏れと二重計上の具体例

次に、買掛金の計上漏れをしてしまう具体的な例について詳しく解説します。

計算ミスをしてしまう場合

買掛金の計上漏れの具体例として挙げられるのが、計上ミスをしてしまう場合です。

企業が保有している在庫の数が多ければ多いほど、計算ミスの可能性は高くなってしいます。

自社製品ではあるが製造途中である仕掛品や貯蔵品に関しては、棚卸し品にカウントされずに放置されてしまいがちですが、これらも計上をする必要があります。

また、単純に在庫を数え間違えてしまう場合もあるため、注意が必要です。

自社以外の在庫を見逃してしまった場合

自社以外の在庫を見逃した結果、計上漏れが発生したケースです。
仕入れ先や外注先に在庫があっても、所有権が自社であれば計上しなければなりません。このルールを知らずに計上漏れが生じるケースは多く、会計処理についてのルールはしっかりと理解しておかなければなりません。
また、仕入れ先が発送を完了させ、自社に未着の商品も在庫として計上する必要があります。

複数人で会計処理を行っていた場合

複数人で会計処理を行うと、確認ミスによる計上漏れが発生しがちです。
「この領収書は誰かが処理しただろう」と放置していた買掛金を実は誰も処理しておらず、計上漏れが生じるケースも目立ちます。反対に、2人以上の担当者が同じ領収書を処理すると、二重計上が発生します。

複数人で会計処理を行う際は、特にチェック体制を強化して、行き違いが生じぬように注意しましょう。

請求書を再発行した場合

請求書の再発行も、二重計上が生じる原因の一つです。
企業の経理業務では、多くの領収書や請求書を取り扱います。そのため、処理の過程で紛失したり、誤ってシュレッダーにかけてしまったりするケースもあるでしょう。

この場合、取引先に請求書の再発行を依頼し、改めて会計処理を行います。その後、紛失したはずの領収書を発見し、処理済みであるにもかかわらず会計処理を行った結果、二重計上が生じるのです。

類似書類を計上してしまう場合

類似書類の計上にも注意しなければなりません。
企業間の取引では、請求書の他にも見積書や納品書など、さまざまな書類を扱います。それぞれの書類に取引が行われた商品や値段が記載されており、ひと目で書類の種類を見分けるのは困難です。

たとえば納品書を請求書と見誤り、請求書とあわせて会計処理を行うと、二重計上が発生します。

買掛金の計上漏れを防ぐ4つの方法

次に、買掛金の計上漏れを防ぐ方法を4つ紹介します。

管理体制の見直しをする

管理体制の見直しは、二重計上を防ぐうえで特に有効な対策です。
二重計上は単純なミスが原因で起こりがちです。しかし、ヒューマンエラーをゼロに抑えるのは不可能に近いでしょう。

ミスにいちはやく気付けるような管理体制を整えると、二重計上の見逃しを防ぎやすくなります。
「複数人でダブルチェックする」「担当者が1人の場合は2回以上の見直しをする」といったルールを設けて、管理体制を強化しましょう。

請求書などに番号をつけて保管する

請求書などに番号をつけて保管する対策も効果的です。
経理業務では、さまざまな取引で発生した請求書の一括処理が求められます。しかし、掛け取引では、同じ取引を繰り返し行うケースが珍しくありません。金額が同じ請求書が何枚も出た結果、担当者の混乱を招き、計上漏れや二重計上のリスクを高めるのです。

請求書に番号をつけて保管すると、請求書かが見やすくなり、経理のミスを減らせるでしょう。請求書をデータ化して、日付順や取引先ごとに保管するといった対策も有効です。

売掛金と買掛金の照合を定期的に行う

売掛金と買掛金の照合を定期的に行いましょう。
掛け取引では、買掛金と売掛金が同時に発生します。よく似た言葉ですが、それぞれの意味は全く異なり、会計処理上の意味にも違いがあります。

買掛金と売掛金の見間違いも、買掛金の計上漏れが生じる原因の一つです。買掛金と売掛金の照合を定期的に行うと、そのようなミスを減らしやすくなります。
これは、売掛金の未回収リスクを軽減する対策でもあります。掛け取引を行っている企業はぜひ試してみてください。

会計処理に役立つツールを導入する

会計処理に役立つツールやソフトウェアの導入も検討しましょう。
会計処理のツールやソフトにはさまざまな種類があります。自社にとって実用的な機能が揃ったツールの活用により、単純なミスを減らし、計上漏れや二重計上のリスクを軽減できるでしょう。
注意すべきなのは、ツールによって導入コストが異なる点です。費用対効果を考えて、導入するツールを選びましょう。

まとめ

買掛金の会計処理では、単純な計算ミスや見間違いなどが原因で計上漏れや二重計上が発生します。
複数人によるダブルチェックや管理体制の見直しなどの対策で、計上漏れを防ぎやすくなるでしょう。
また、売掛金や買掛金を取り扱う企業では、売掛金の未回収リスクなど他の問題にも気をつけなければなりません。

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