「消し込み業務」について、経理業務担当の方であれば、一度は聞いたことがあるでしょう。消し込み業務は細かく地道な作業であり、担当する経理の社員には大きなプレッシャーがかかる業務です。ミスをすると、企業全体の資金管理に混乱を招く可能性があるため、経理の中でも重要な業務といえます。

今回の記事では、売掛金の消し込みの仕訳例や、起こりやすいトラブルの具体例について詳しく解説します。売掛金の消し込み業務について興味がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

消し込みとは

消し込みは、掛け取引を行っている企業で発生する業務の1つです。具体的には、売掛金が支払われたり、買掛金を支払ったりしたときに、債権・債務の残高を消す作業のことです。

通常の取引では、商品やサービスの提供と対価の支払いがその場で同時に行われます。一方で、掛け取引では支払い期日を決め、その日にいくつかの取引分の代金をまとめて支払います。掛け取引では、入金の時点で消し込みを行わないと、代金の回収や支払いの状態が把握できません。

複数の掛け取引を行っている企業の場合、同じ商品や類似した金額の取引が多くなり、請求業務が混乱しがちです。取引先に二重請求を行ってしまう事態を避けるためにも、消し込みをしっかりと行う必要があります。

売掛金の消し込み業務の一般的な流れは、以下のとおりです。

＜売掛金の消し込み業務の一般的な流れ＞

1. 取引先から注文が入る
2. 取引先に商品を納品する
3. 帳簿上に売掛金の処理を行う
4. 取引先から代金の支払いがされる
5. 消し込みを行い、売掛金を削除する

売掛金の消し込みの仕訳例

ここでは、取引先に100万円分の商品を納品し、売掛金を消し込みする場合の仕訳例を紹介します。100万円分の商品を納品し、代金は未回収の状態です。借方には売掛金、貸方には売上として100万円を計上します。

支払日になり、売掛先から100万円が自社の普通預金に振り込まれたら、以下のように消し込みます。

売掛金の「消し込み」と「相殺」の違い

売掛金の「消し込み」と「相殺」の主な違いは、入金の有無です。売掛金の消し込みは「入金消込」と呼ばれることもあります。支払われるべき代金を入金の形で回収した場合に、消し込みの作業を行います。

一方で売掛金の相殺は、買掛金などの債務の減額によって、代金の回収を行うのが特徴です。例えば、5万円の売掛金がある取引先に対し、自社も10万円の債務がある場合は、債務から5万円を減額することで相殺を行います。そのため、相殺の場合は代金の入金が発生しません。

消し込み業務でよくあるトラブル

ここでは、消し込み業務でよくあるトラブルの具体例と、その発生原因について詳しく解説します。

入金金額が請求額と一致しない

以下のケースでは、請求金額と入金金額に差額が発生する場合があります。

＜入金額と請求額が一致しないケース＞

• 振込手数料が引かれている
• 端数の切り捨て、切り上げ
• 取引先の入金ミス
• ほかの買掛金との相殺

このようなケースでは、単純なミスと決めつけて、勝手に修正処理をしないよう注意が必要です。後々さらに面倒な状況になることを避けるため、まずは取引先へ連絡して状況を確認しましょう。

消し込み作業の忘れ

消し込み業務自体を忘れてしまうことも、よくあるトラブルのパターンです。売掛金として処理されたままになっていると、代金が未回収扱いになり、取引先に再請求してしまう可能性があります。

消し込み作業の忘れを避けるためには、入金明細書などをインターネットでダウンロードし、1件ずつていねいにチェックする方法がおすすめです。また、エクセルなどでシートを作成し、入金額と照らし合わせるやり方で消し込みを行えば、漏れを見つけやすくなります。

消し込み業務の課題点

次に、消し込み業務の課題点について詳しく解説します。

ミスが増えやすい

消し込み業務の課題点として挙げられるのが、細かい作業のためミスが増えやすい点です。1件1件正確な処理が求められる消し込みは、その業務の特性上、ミスが起こりやすい業務でもあります。消し込みの作業でミスが生じると、企業の経営全体に影響が出てしまいます。

ミスが許されないプレッシャーを経理部門の社員に与えてしまうことも、消し込み業務の課題点の1つです。

イレギュラーな対応が必要

消し込みの業務を行っていると、以下の状況が生じて、イレギュラーな対応を求められることがあります。

＜イレギュラーな対応＞

• 入金の期日を過ぎているのに入金されない
• 取引先ごとに入金日が異なる
• 取引先ごとに支払い方法が異なる
• 同じ金額の売掛金が複数存在する

取引先が支払いを怠っている場合は、催促の業務が加わるケースもあります。取引先が多い企業の場合、一つひとつの売掛金に対して、異なる対応をしなければいけないことも課題といえます。

決算に遅れがち

会社の規模が大きくなればなるほど、取引の回数や取引先の数が増えます。そうなると、消し込みの作業はより複雑になり、多くの時間がかかるようになります。取引の数が多いと、1つの消し込み作業を誤った結果、全体の金額がずれるなどのミスも起こりがちです。

消し込みの業務に時間がかかることで、その月の決算の締めが遅れやすくなる点も大きな課題です。

まとめ

消し込み業務は、地道で負担の大きい作業であると同時に、企業にとって重要な業務です。消し込みを問題なく行えば、会社の資金管理が円滑になり、売掛金の未回収のリスクなども防げます。

取引の件数が増えれば増えるほど、消し込み業務の負担は増えるため、システムによる自動化を導入している企業も少なくありません。また、売掛債権を早期に売却するファクタリングを利用することで、経理業務の手間や未回収のリスクの軽減も可能です。

『QuQuMo』で提供しているファクタリングは、完全非対面方式のオンラインで行われます。資金調達のスピードがほかの方法に比べて早く、最短申し込みの2時間後の入金も可能です。

とにかく早期に現金化したい、未回収のリスクに備えたいと考えている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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