企業で経理の業務を担当したことがある方は一度は聞いたことがあるであろう『消し込み業務』。

消し込み業務は、とても細かく地道な作業である一方で、企業にとってとても重要な役割を担っている業務でもあります。

消し込み業務でミスが生じると、企業全体のお金の管理の面で混乱を招いてしまう可能性があるため、消し込み業務を担当する経理の社員には相当なプレッシャーがかかります。

今回の記事では、売掛金の消し込み業務について詳しく解説するほか、実際に起こる消し込み業務のトラブルの具体例などについても詳しく解説します。

売掛金の消し込み業務について興味があるという方は、ぜひチェックしてみてください。

消し込みについて詳しく解説

はじめに、消し込み業務の意味や流れについて詳しく解説します。

消し込みとは

消し込みとは、掛け取引を行っている企業がやらなければいけない業務の1つです。

通常の取引では、商品やサービスの提供とその対価の支払いはその場で同時に行われるものですが、掛け取引ではそうではありません。

あらかじめ支払い期日を決め、その日に幾つかの取引分の代金をまとめて支払うのが掛け取引の特徴です。

取引先から注文が入れば、帳簿にはそれは売上として計上されますが、掛け取引の場合、入金がされるまでは売掛金として扱わなければなりません。

消し込みとは、その売掛金が入金確認でき次第削除していく作業のことをいいます。

消し込みは厳密には2種類存在していて、上記のように売掛金が入金された際に行う消し込みを入金消込といい、売掛金を支払った際に行う消し込みを支払い消込といいます。

経理上とても重要な作業

消し込みを行わない場合、代金が未回収であるという状態を企業が把握できなくなってしまうため、振り込まれたお金が何のお金なのかわからなくなってしまいます。

数えられるくらい少ない取引の場合は、後から調べれば何とかなるものの、掛け取引にて複数の取引を行っている企業では、同じ商品や類似した金額の取引も多いため、何が何だかわからなくなってしまうという事態を招いてしまう可能性が高いのです。

また消し込みの業務を怠ると、二重請求など取引先にも迷惑がかかってしまうことがあるので注意が必要です。

消し込み業務の流れ

通常、消し込み業務は以下のような流れで行われます。

• ①取引先から注文が入る
• ②取引先に商品を納品する
• ③帳簿上に売掛金の処理を行う
• ④取引先から代金の支払いがされる
• ⑤消し込みを行い、売掛金を削除する

どんなに取引が多くても、この順序を守って1件ずつ消し込みを行えば、ミスは格段に減り自社はもちろん、取引先へ迷惑をかけることも少なくなるでしょう。

入金消し込みの仕訳例

以下では、実際に売掛金を消し込みする際の具体例を紹介します。

• 取引先に100万円分の商品を納品し、売掛金を消し込みする場合

借方		貸方
売掛金	100万円	売上	100万円

100万円分の商品を納品したが、まだ代金はもらっていない状態のため、借方には売掛金、貸方には売上として100万円を計上します。

借方		貸方
普通預金	100万円	売掛金	100万円

支払日になり、売掛先から100万円が自社の普通預金に振り込まれたため、借方には普通預金として100万円を、借方には売掛金として100万円を計上し消し込みます。

消し込み業務を行う際の注意点

次に、消し込み業務を行う際の注意点について詳しく解説します。

イレギュラーな対応を求められる

消し込みの業務を行っていると、イレギュラーな対応を求められることがあります。

• 入金の期日を過ぎているのに入金されない
• 取引先ごとに入金日が異なる
• 取引先ごとに支払い方法が異なる
• 同じ金額の売掛金のが複数存在する

取引先が支払いを怠っている場合は、きちんと催促をすることをおすすめします。

単純に支払いを忘れていたり、手元にお金がなかったりとさまざまな理由が考えられますが、催促をすることで速やかに支払いが行われることも多いでしょう。

また、取引先ごとに入金日や支払い方法が異なったり、同じ金額の売掛金が複数存在したりする問題については、1つ1つの売掛金を細かくチェックする必要があります。

1つの消し込み作業を誤ってしまうと全体の金額がずれてしまったり、他の取引の消し込みをしていないのに完了したことにしてしまっていたりと、思わぬミスを誘発してしまう可能性もあります。

取引先が多い企業の経理担当の方は、特に注意した方が良いでしょう。

決算の締めに遅れてしまう可能性がある

会社の規模が大きくなればなるほど取引の回数は増え、また取引先の数も増えるでしょう。

そうなると、1件ずつ消し込みを行うことは当然難しくなり、複雑になってしまいます。

消し込みの業務が遅れてしまうことによって、その月の決算の締めが遅れてしまう原因となってしまうため注意が必要です。

消し込み業務で想定されるトラブルの具体例と原因

次に、消し込み業務で想定されるトラブルの具体例とその発生原因について詳しく解説します。

請求した金額と実際に入金された金額に差が発生するパターン

消し込み業務で想定されるトラブルの具体例としてまず挙げられるのが、請求金額と入金金額に差額が生じてしまうというパターンです。

このようなトラブルが発生してしまう原因として考えられるのは、以下のようなケースです。

• 振込手数料が引かれてしまっている
• 端数の切り捨て、切り上げ
• 取引先の入金ミス
• 他の買掛金との相殺

このようなケースでは、まず取引先へ連絡してどのような状況になっているのかを確認することが1番重要です。

単純なミスだと思い込み、勝手に修正して処理をしてしまうと、後々さらに面倒な作業をしなければならなくなってしまう可能性もあるため、まずは取引先へ確認を取ることが優先されます。

消し込み作業を忘れてしまう

消し込み業務で想定されるトラブルの具体例として挙げられるのが、消し込み作業を忘れてしまうというケースです。

単純に消し込みの作業を忘れてしまうというパターンで、売掛金として処理されたままになってしまうのです。

数件の消し込みであれば通帳との照合のみで消し込みが完了するものの、件数が多ければ多いほど消し込み忘れの危険性は高くなります。

その場合、入金明細書などをインターネットでダウンロードし、1件ずつていねいにチェックする方法が良いでしょう。

また、エクセルなどでシートを作成し、入金額と照らし合わせるやり方で消し込みを行えば、漏れがあったときに一目でわかるのでおすすめです。

 

消し込み業務の課題点

次に、消し込み業務の課題点について詳しく解説します。

細かい作業になるためミスが増えやすい

消し込み業務の課題点として挙げられるのが、細かい作業になるためミスが増えやすいという点です。

消し込みの作業でミスが生じてしまうと、企業の経営全体に影響が出てしまいます。

1件1件正確に処理しなければいけない消し込みは、その業務の特性上ミスが起こりやすい業務でもあります。

ミスが許されないというプレッシャーのかかる業務を経理部門に頼まなければいけないという点も、企業が抱える課題点の1つとして考えられます。

消し込み業務はシステム化することで効率がUP！

次に、消し込み業務はシステム化することで効率が上がるという点について詳しく解説します。

消し込み業務はミスが許されない

ここまで、消し込み業務とはどのような作業なのかについてや、消し込み業務で想定されるトラブルや課題点について詳しく解説しました。

上記を見ていただければわかるとおり、消し込み業務というのは地道な作業でありながらとても重要な作業で、企業にとって大きな影響を与えている業務の1つです。

消し込みがうまくいかない場合は企業のお金の管理は適当になってしまい、多くの社員にとって手間となってしまいます。

そのため、企業の経理担当の方はミスが絶対に起こらないよう、細心の注意を払って消し込み業務に当たらなければなりません。

経理担当の負担を減らす『システム化』

そこで、最近導入する企業が増えてきているのが消し込み業務のシステム化です。

請求金額と入金額を照らし合わせ、また代金の未回収はないか、問題なく入金がされているか、などを細かくチェックし、問題がなければ消し込みを行う、といった流れで行われる消し込み業務は、取引の件数が増えれば増えるほど経理担当の負担は増えてしまいます。

そこで考えられたのが消し込み業務のシステム化です。

エクセルなどで顧客管理を行い、関数などを利用してチェックができる体制を整えれば、今まで時間と労力をたくさん使って行っていた消し込み業務の効率はアップします。

最終チェックは目視で行う

消し込み業務をシステム化することにより、計算や確認をある程度自動で行ってくれるため、件数をこなす時間が大幅に短縮されることになります。

しかし、完全に全て自動化するということは現時点では難しく、最終的な確認は担当者が目視でチェックする必要があります。

とはいえ、従来よりも負担が減り、作業効率の上がった消し込みのシステム化は、ミスを減らすことにもつながるため、まだ取り入れていないという企業の方はぜひ一度検討してみてください。

まとめ

地道で細かい作業である売掛金の消し込み業務ですが、企業にとっては非常に重要な役割を果たしています。

消し込みが問題なく行われていることによって会社のお金の管理がきちんとでき、売掛金の未回収のリスクなども防いでいます。

しかし、取引の件数が増えれば増えるほど負担は増してしまうため、最近ではシステムによる自動化が進んでいます。

また、売掛債権を早期に売却するファクタリングを利用することで、経理業務の手間や未回収のリスクを防ぐことも可能です。

『QuQuMo』で提供しているファクタリングは、完全非対面方式のオンラインで行われるため、調達のスピードが他者に比べてとても早く、最短で申し込みをした2時間後に入金することも可能です。

とにかく早期に現金化したい、未回収のリスクに備えたい、と考えている方は、ぜひお気軽にお問い合わせしてみてください。