企業間の商取引において、掛取引は一般的に利用される手法の1つです。

買掛金を用いた取引は資金繰りに有効ですが、万が一、支払い漏れや遅延が発生すると、自社の信用低下やキャッシュフローの悪化に繋がることがあります。

このようなリスクを回避するためには、買掛金の管理に細心の注意を払い、取引先との信頼関係を損なわないようにすることが重要です。

この記事では、買掛金の基礎知識や管理方法、管理のメリットについて詳しく解説します。

買掛金管理は金銭の管理だけではない

買掛金管理は、会社が金銭の流れを管理する上で重要な業務ですが、それだけでなく、取引先との信用度にも関係しています。

買掛金の遅延や支払い漏れが発生すると、取引先との信頼関係が損なわれるため、今後の取引にも影響を与えます。

逆に、買掛金の支払いが正確かつ迅速に行われることで、取引先との信用を高め、今後の円滑な取引につなげることができます。

つまり、買掛金管理は、単に金銭の管理だけでなく、取引先との長期的な関係性の維持にもつながる大切な業務と言えるのです。

買掛金とは

「買掛金」とは、企業が商品やサービスを仕入れた際に、支払い期日までに代金を支払わなければならない債務のことです。

具体的には商品や原材料の仕入れで生じたものが該当します。

このような取引は、「掛取引」と呼ばれ、信用を基盤として行われます。

買掛金は、賃借対照表上において、負債の一部として認識されます。

似た言葉で、「未払金」「未払費用」がありますので、以下で説明します。

未払金との違い

買掛金が「通常の営業活動で生じた費用のうち未払いのもの」を指すのに対して、未払金は、「営業活動以外の取引により生じた費用のうち未払いのもの」を指します。

具体的には、「事務用品」や「備品」など、直接的には営業活動には結びつかない購入に対して使われます。

支払いが確定したが、まだ支払っていない代金を指す点では買掛金と同様ですが、ただし、未払金は単発的な取引から発生した債務を対象としている点が異なります。

会計的には、買掛金は「原価となる取引に係る債務」であるのに対し、未払金は「その他の取引に係る債務」となります。

未払費用との違い

「未払費用」とは、主に「継続的なサービスへの支払いで生じた費用のうち未払いのもの」に使用される勘定科目です。

例えば、「建物や設備のリース代」「土地の賃貸料」「広告宣伝費」などが該当します。

買掛金や未払金と同様に負債勘定に分類されますが、未払費用は費用を計上する段階ではまだ請求が行われていないなど、「まだ確定していない債務」であることが特徴です。

買掛金を管理する方法

買掛金管理とは、仕入れに関する会計計上を正確に行い、支払われた買掛金についても適切な会計処理を行うことを指します。

具体的な手順としては、以下のような流れとなります。

• 商品を発注する
• 商品を仕入れる
• 請求書を受け取る
• 商品代金を支払う
• 買掛金残高を確認する

商品を発注する

買掛金管理の最初のステップは、必要な商品やサービスを発注することです。この際、発注数や価格、納期などをしっかりと把握しておくことが大切です。

この時点では会計処理は行いません。

商品を仕入れる

商品が届いたら、受け取って品質や数量、納期などを確認します。

問題がなければ、仕入れた商品を会計帳簿に記録しますが、実務上で買掛金を計上するタイミングは以下のようなものがあり、企業によって異なります。

• 出荷基準：先方の商品出荷時に計上する
• 受取基準：商品を受け取った時点で計上する
• 検収基準：商品の検収を終えた時点で計上する

請求書を受け取る

商品の仕入れ後、請求書が届きます。この請求書には、商品名や数量、単価、支払い期日、支払い口座などが記載されています。

買掛金管理においては、この請求書を適切に処理することが非常に重要です。

また、先方がヒューマンエラーを起こす可能性もあるため、自社が買掛金として計上した金額や残高と、請求金額に相違がないかを必ず確認することが大切です。

商品代金を支払う

支払い期日になったら、買掛金として計上した金額を所定の方法で支払います。支払いを行った後は、支払った金額を会計帳簿に記録します。

買掛金残高を確認する

商品代金を支払い、請求書を処理した後は、買掛金残高を確認する必要があります。

この際、支払金額の相違や仕訳の誤計上があった場合は、再度請求書を確認して記録を修正します。

買掛金管理においては、ダブルチェックや会計システムの導入などによって買掛金残高を正確に管理することが求められます。

買掛金残高を正確に管理することは、会社の財務状況を正確に把握する上で非常に重要です。

正確な買掛金残高が把握できていないと、現金不足や負債超過などの財務リスクが生じる可能性があります。

そのため、正確な買掛金管理に取り組むことは、企業の経営にとっても重要な課題といえます。

買掛金管理台帳とは

買掛金を管理する上で重要なツールの一つが、「買掛金管理台帳」です。この台帳は、取引先ごとに買掛金を管理するための補助簿であり、「買掛金元帳」「買掛帳」とも呼ばれます。

買掛金管理台帳には、次の項目が必要とされます。

• 日付
• 伝票番号や請求番号
• 仕入先や取引先名
• 買掛金の前月繰越残高
• 当月仕入金額・仕入日
• 当月支払金額・支払日
• 当月差引残高
• 課税または非課税の区分と消費税
• 摘要

これらの項目を正確に記録することで、取引先ごとの買掛金残高を把握することができます。また、支払予定日や支払金額を記録することで、支払いスケジュールの管理も容易になります。

買掛金管理台帳は、買掛金の適切な管理に必要不可欠なツールであり、正確な記録を保つことが求められます。

仕入債務回転期間

「仕入債務回転期間」とは、企業が商品を仕入れた際に債務が発生し、その債務が完済されるまでの期間を指します。

以下の式で求められます。

「仕入債務回転期間（月） ＝ 買掛金残高 ÷ （売上原価 ÷ 12）」

「仕入債務回転期間（日） ＝ 買掛金残高 ÷ （売上原価 ÷ 365）」

仕入債務回転期間が長くなると、手元にキャッシュが残り、資金繰りに余裕が生じます。

しかし、他社から見ると、回転期間が長いということは、現金に余裕がないため支払期間を延ばしていると捉えられ、企業の信用低下につながるおそれがあります。

一般的には、40日以下を目安とすることが多いですが、業種や業態によって異なる場合があります。

定期的に計算し、適正な期間を維持するようにしましょう。

仕入債務回転率

仕入債務回転率は、仕入債務をどれほど効率的に支払っているのかを示す指標です。

下の式で求められるこの値が大きければ大きいほど、支払いが迅速に行われていることを意味し、業務の効率性が高いと言えます。

「仕入債務回転率 ＝ （売上原価 ÷ 買掛金残高） × 100」

一般的に、仕入債務回転率が1,200％以上であれば良いとされていますが、値が小さい場合には支払い遅延や延滞が生じている可能性があるため、定期的に計算し、改善のための施策を検討していくことが重要です。

買掛金管理のメリット

買掛金は、企業にとって重要な仕入債務の1つであり、適切な管理が必要です。

買掛金の管理には、取引先との良好な関係性を維持することも含まれます。

企業の財務状況を正確に把握できる

買掛金管理をすることで、企業は買掛金の全体像や支払期限、支払状況などを把握することができます。

これにより、企業の財務状況を正確に把握し、経営上の重要な意思決定を迅速かつ適切に行うことができます。

取引先との関係性が向上する

掛取引は信用取引とも呼ばれ、企業同士の信用に基づいて成立しています。

支払い期限内に買掛金を支払うことで、取引先との信頼関係を構築することができます。

また、支払い遅延や誤入金を防ぐことで、取引先とのトラブルを回避することができます。

掛取引においては、取引先との信頼関係を大切にし、適切な支払い管理を行うことが重要なのです。

管理業務の効率化が図れる

買掛金管理台帳を使うことで、管理業務を効率化し、買掛金の管理を簡単に行うことができます。

さらに、管理システムを導入すれば、従業員の手作業によるミスや漏れを防止し、正確な管理を行うことができます。

また、管理システムには支払い期日の自動管理や、支払い状況の確認など、多くの機能が搭載されているため、管理業務の負担を軽減することができるでしょう。

財務融資が受けやすくなる

買掛金管理を適切に行うことで、財務面での信頼性が高まるため、財務機関からの融資審査において有利になることがあります。

さらに、返済計画の策定や実行にも役立ちます。したがって、買掛金管理を十分に行うことで、企業の資金調達につながる可能性があるといえます。

まとめ

買掛金管理は、ビジネスにおいて非常に重要な役割を担っています。

業務の一連の流れを正確に管理することで、取引先との信頼関係を強化し、キャッシュフローの改善を図ることができます。

また、支払い漏れや遅延を防ぎ、財務面でのリスクを回避することも大切です。

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