掛け取引にて発生する買掛金ですが、仕訳の際に買掛金を計上するタイミングは企業によって異なります。

「絶対にこうでなければいけない」といったルールはなく、自社と取引先の企業の合意のもと、やりやすい基準にて取引を行ない、買掛金の計上をすれば良いのです。

本記事では、買掛金の計上のタイミングや計上の際の注意点、実際の取引の流れなどを詳しく解説します。

掛け取引の勘定科目について詳しく解説

はじめに、買掛金や売掛金など、掛け取引にて扱うことのある勘定科目について詳しく解説します。

買掛金とは

買掛金とは、掛け取引において商品を仕入れる側の企業に発生するものです。

掛け取引を行ない商品を仕入れた企業には、商品の代金を後日まとめて支払わなければいけない義務が発生します。

買掛金とは、その義務のことを指しており、商品を仕入れた場合は必ず期限内に支払いを行わなければいけません。

万が一支払いを怠ってしまった場合は、遅延損害金という利息を支払うか、法定利率での利息を支払うことになってしまうため注意が必要です。

売掛金とは

売掛金とは、掛け取引において商品を納品する側の企業に発生するものです。

掛け取引とは、いわゆる『ツケ払い』のようなもので、商品を納品した際に代金の支払いをしてもらうのではなく、期日を決めて後から支払いを請求するという仕組みで成り立っています。

売掛金は、商品を納品した側の企業が取引先から代金を請求することのできる権利のことを指しており、売掛債権とも呼びます。

つまり、買掛金と売掛金は、どちらも同じお金のことを指しているのですが、商品を仕入れる側と納品する側によって呼び方が異なります。

未払金とは

未払金という勘定科目も、買掛金や売掛金と同じく掛け取引にて扱う科目のひとつです。

買掛金と同様、後から払うお金ということには変わりはないのですが、未払金は消耗品や外注費などが対象となります。

正確には、営業活動で生じた未払いの支出の中で、買掛金以外のものを全て未払金とみなします。

例えば、お店を告知するためのチラシの印刷にかかる外注費や、日々使用するティッシュなどの消耗品が未払金に該当します。

未払い費用とは

未払金に類似した科目に、未払い費用というものが挙げられます。

未払い費用もまた、後からお金を払うという点では上記の買掛金や未払金と同じです。

しかし、未払い費用は継続的な契約間での取引で扱う勘定科目となっています。

例えば事業所の水道代、電気代、ガス代など、毎月決まった期日に継続的に支払いを行なうものが未払い費用として計上されます。

買掛金を計上するタイミングを詳しく解説

次に、買掛金を計上するタイミングを詳しく解説します。

そもそも計上とは

ビジネス業界でたびたび使われている計上という単語ですが、掛け取引の仕訳を行なう際には必ずといって良いほど使用する単語です。

計上には、仕入や売上などの新たに発生した費用を全体に組み込む作業という意味があります。

つまり、取引によって発生した仕入や売上などを帳簿へ記録し、決算の時期になったら処理ができるような状態にしておくことを計上といいます。

計上するタイミングは企業によって異なる

仕入を計上するタイミングは複数存在しており、企業によって異なります。

一般的に仕入が計上されるタイミングは以下の3通りです。

基準	内容
出荷基準	・商品が出荷された日が基準となる ・企業によっては発送基準と呼ぶ場合もある ・早めに計上できるというメリットがあるが、返品や予定外の仕入だった場合に修正を行わなければいけないというデメリットがある
入荷基準	・商品の入荷日が基準となる ・受取基準や引渡基準と呼ばれる場合もある ・実際に仕入れた商品と帳簿のデータを連携させやすいというメリットがある
検収基準	・取引先が検収を行なった日が基準となる ・検品作業の後になるので、修正等を行なう手間が省けるというメリットがある

基本的には上記の3つの基準によって仕入の計上がされています。

それぞれの基準によってメリット・デメリットがあるため、業種や企業によってどこを基準としているかは分かれます。

掛け取引で計上をする際の注意点

次に、掛け取引で計上する際の注意点について解説します。

買掛金の管理

掛け取引にて商品を仕入れる側の企業には、買掛金が発生します。

掛け取引を行なっている以上買い掛け金の発生は絶対であり、しっかりと管理をしなければ会社の資金繰りはどんどん苦しくなってしまいます。

仕入の計上に関しても、買い掛け金の取り扱いは複雑で難しいため、正しい知識とこまめなチェック体制が必要になります。

企業によって買い掛け金の支払い方法は異なり、取引先ごとに異なる対応を求められるため、管理が非常に難しくなります。

支払いができても仕入の計上ができていなければ誤差が生じ、仕入の計上ができていても支払いができていなければ取引先に迷惑をかけることになってしまいます。

掛け取引を行なう際は、買い掛け金の管理には十分に注意しましょう。

売れ残った在庫の処理

商品を仕入れて販売している企業にとっては、商品が売れ残ってしまうというリスクは常に考えておかなければいけません。

この問題は、ただ単純に利益が減るだけではなく、仕入の計上にも影響を及ぼします。

商品が売れ残ってしまった場合持ち越しになるケースがあり、費用として計上してしまうと売上と原価に誤差が生じてしまい、正確な利益の計算ができません。

万が一商品が売れ残ってしまった場合は、棚卸資産として扱う必要があります。

このように、商品の仕入に関しては『計上したら終わり』ではなく、仕入れた商品がいくつ売れたのか、いくつ売れ残ったのかなどを正確に管理しておく必要があります。

掛け取引の流れを詳しく解説

次に、掛け取引の流れを詳しく解説します。

以下では、掛け取引で商品を仕入れる側の企業の目線に立って、わかりやすく5つのステップに分けて解説していくので、これから掛け取引にて商品を仕入れる予定のある方などはぜひチェックしてみてください。

【STEP1】発注

商品の発注をします。

取引先に対して注文書を発行し、送付を行ないます。

この時点では会計処理も仕入の計上も行ないません。

【STEP2】仕入

発注した商品を仕入れたら、会計処理を行なう必要があります。

仕入の計上を入荷基準にて行なっている企業では、ここで仕入のが行なわれます。

【STEP3】請求書の受取り

掛け取引にて商品を仕入れたら、後日請求書が送付されます。

請求書に記載されている期日までに支払いを行なわなくてはならないため、請求書が届いたら支払日の確認を必ず行ない、支払いをするためのお金が手元にない場合は資金調達を行なう必要があります。

【STEP4】代金の支払い

買掛金として処理をした未払いの代金を期日までに支払います。

代金の支払いを行なった時点で、会計処理も行なう必要があります。

【STEP5】残高チェック

支払いを済ませれば取引は一旦終了となります。

しかし、取引が終わったタイミングで一度、買掛金の残高チェックをすることをおすすめします。

商品の仕入と代金の支払いに期間が空く掛け取引では、こまめに残高のチェックをしないと誤差が生じてしまう可能性があります。

支払った金額が多すぎたり少なすぎたりしていないか、未払いの買掛金はないかなど、細かいところまでしっかりと管理をする必要があります。

買掛金の仕訳の具体例

次に、買掛金の仕訳の例を具体的に解説します。

通常の掛け取引のパターン

まずは、通常の掛け取引のパターンを解説します。

今回は、1月に10万円分の商品の仕入を行ない、翌月の2月に代金の支払いを行なったパターンです。

• 1月に10万円の商品を仕入れた

借方	金額	貸方	金額	摘要
仕入高	10万円	買掛金	10万円	商品掛仕入

この時点では商品を仕入れただけで、まだ支払いは行なっていないため、貸方には『買掛金』の勘定科目を使用します。

摘要欄には、掛け取引だとひとめでわかるような説明書きを記入しておくと後からチェックする際に便利です。

• 2月に10万円分の支払いを行なった

借方	金額	貸方	金額	摘要
買掛金	10万円	現金	10万円	買掛金支払い

実際に買掛金の支払いを行なったため借方に10万円を記入します。

先ほどと同様、摘要欄に買い掛け金の支払いだとひとめでわかるような説明書きをしておくと便利です。

10万円分仕入れたが、商品に不備が発覚し1万円分の返品を行なったパターン

仕入れた商品の一部に不備が発覚し、10万円のうち1万円分の返品を行なった際の仕訳の処理は以下の通りです。

借方	金額	貸方	金額	摘要
買掛金	1万円	仕入	1万円	返品

この仕訳は、返品を行なったタイミングで処理をします。

摘要欄に『返品』と入力しておくことで、残高のチェックをしやすくなるため便利です。

買掛金のおすすめな管理方法について解説

最後に、買掛金のおすすめな管理方法について詳しく解説します。

買い掛け金の管理にはリバースファクタリングがおすすめ！

商品の仕入と代金の支払いとの間に一定期間のラグが生じる掛け取引では、買掛金の管理が難しいですが、企業の資金繰りを安定させる上では非常に重要な作業です。

大量に商品を仕入れたのにも関わらず、肝心の支払日になって資金を準備できていなければ、取引先に迷惑をかけてしまうことに加え、追加で利息を支払わなければいけないといったケースも想定されます。

そんな時、通常のファクタリングとは少し仕組みの異なったリバースファクタリングを利用すれば、たとえ手元にお金がなかったとしても掛け取引を成立させることが可能です。

リバースファクタリングとは、商品の仕入れを行なった企業に代わって、ファクタリング会社がひとまず買い掛け金の支払いを行ない、後日改めてファクタリング会社へ支払いをするといった仕組みになっており、売掛債権の売買契約となっているファクタリングとは別のサービスです。

リバースファクタリングを利用することにより、買掛金の管理がしやすくなり、資金繰りが安定する可能性が高くなるためおすすめです。

手元にお金がなくても仕入れができる

リバースファクタリングを利用すれば、元々決められていた取引先への代金の支払いをする必要がなく、新たに決められた期日までにファクタリング会社へ支払いを行なえば良いため、支払いまでの期間に余裕が生まれます。

また、リバースファクタリングのメリットはそれだけではなく、手元にお金がなくても商品の仕入れを行なうことができるのです。

支払いが迫っていて、仕方なく利用するリバースファクタリングではなく、将来の収入を想定した計画的なリバースファクタリングの利用は、企業の資金繰りを安定させる方法としておすすめです。

「今現在は手元にお金がないけど、数ヶ月後にはお金が振り込まれることが予想または確定している」といったケースなどでは、通常仕入れをしたくてもできず、収入の機会を損失してしまうこともあるでしょう。

しかし、リバースファクタリングを利用することで手元にお金がなくとも商品の仕入れができるため、長期的なビジョンで資金繰りを安定させることが可能になります。

手数料がかかることを忘れてはいけない

非常に便利なリバースファクタリングですが、いくつか注意しなければいけない点もあります。

まず、リバースファクタリングを利用するには手数料がかかるため、元々の買掛金以上の金額をファクタリング会社へ支払わなくてはなりません。

切羽詰まった状態でのリバースファクタリングの利用では、手数料でさえも企業にとっては痛い出費になりかねないため、サービスの利用には手数料がかかるということを忘れてはいけません。

また、突発的かつ複数回に渡る利用にも注意しなければいけません。

上記でも紹介した通り、計画的な利用であれば資金繰りを安定させることも可能ですが「今月はちょっと支払いがキツいから利用しよう」「来週の支払いを忘れていた！急いで調達しなければ！」などの理由が重なってしまうと、返って資金繰りを苦しめてしまう可能性が高いでしょう。

リバースファクタリングを利用する際は、買掛金の支払い期限や金額、リバースファクタリングの手数料や支払い期限など、計画を立てて正しく利用することをおすすめします。

まとめ

買掛金の計上のタイミングは主に3種類あり、企業によって異なります。

出荷基準、入荷基準、検収基準では、それぞれのメリットやデメリットがあります。

例えば、いち早く仕入の計上をしたければ出荷基準を採用したり、返品などで二度手間をかけたくないという方は検収基準を採用したりと、それぞれのニーズによって決めることをおすすめします。

また、取引先との兼ね合いもあるため、話し合いをして双方合意のもとで取引内容を決めると良いでしょう。

取引先である売掛金を取り扱う側の企業では、リバースファクタリングではなく通常のファクタリングを利用することが可能です。

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