企業が行う取引は、帳簿（仕訳帳）に記載する必要があります。しかし、仕訳帳は日付順に記載しなければならず、取引の修正や調整がしにくいなどのデメリットがあります。そのような諸問題を解決する手段として用いられているのが、伝票制です。

この記事では、伝票制において中心的な役割を果たす「振替伝票」について詳しく解説します。具体的な書き方や作成する際の注意点もご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

振替伝票とは？

振替伝票とは、銀行振込や振込手数料など現金以外の取引があったときに、その取引を記録するための伝票の一種です。また、取引の内容を定められた様式に従って、要点を整理し記録した用紙のことです。

一般的な経理業務においては、企業で行われるすべての取引を記録として「仕訳帳」に記載します。この仕訳帳は、原則として日付順に記載するルールがあるのが特徴です。すべての取引が日付順に記録されている仕訳帳では、修正や調整を加えるたびに記載作業が必要となるため、手間が増えて、仕訳帳が複雑になりやすいという問題があります。

このような諸問題を解消するため、取引内容に応じた各種の伝票を作成し、その伝票をもとに総勘定元帳へ転記する「伝票制」が取り入れられるようになりました。

振替伝票を起こす具体的なケース

振替伝票は、現金を使用しない取引を行った際に用いられる伝票です。なお、現金での取引の際には「入金伝票」と「出金伝票」が用いられます。

近年の取引は、事業の仕入れや売上計上にあたって、現金が用いられるケースが減少しつつあるのが特徴です。現金を用いない分、代わりの手段として銀行口座や小切手、手形などを使用した取引が多くなっています。これに伴い、振替伝票を作成する機会も同様に増えているのが現状です。

また入金伝票と出金伝票では、借方または貸方のどちらかに現金の勘定科目を使用するのが基本ですが、振替伝票では現金以外の勘定科目を使用します。使用可能な勘定科目が限定されていないため、企業の取引内容に応じて、任意で勘定科目を設定できるという特徴もあります。

振替伝票以外の伝票

一口に伝票といっても、その種類は実にさまざまです。ここでは、伝票制で用いる振替伝票以外の主な伝票を4つご紹介します。

＜振替伝票以外の伝票＞

• 入金伝票
• 出金伝票
• 仕入伝票
• 売上伝票

それぞれを具体的に見ていきましょう。

入金伝票

入金伝票とは、会社に現金が入ってきたことを記録するための伝票です。例えば、商品やサービスを販売し、その売上として現金を受け取った場合は入金伝票が用いられます。総勘定元帳に転記するときは、借方が「現金」、貸方が「相手科目」となります。

出金伝票

出金伝票とは、会社から現金が出ていったことを記録するための伝票です。例えば、営業活動で発生した交通費を会社の現金で支払った場合は、出金伝票が用いられます。総勘定元帳に転記するときは、貸方が「現金」、借方が「相手科目」となります。

仕入伝票

仕入伝票とは、商品の仕入れを行ったことを記録するための伝票です。この伝票は、後述する「5票制」で用いられます。総勘定元帳に転記するときは、借方が「仕入」、貸方が「買掛金」となります。

売上伝票

売上伝票とは、事業売上が発生したことを記録するための伝票です。この伝票に関しても、後述する「5票制」で用いられます。総勘定元帳に転記するときは、借方が「売掛金」、貸方が「売上」となります。

伝票制は3種類

伝票制とは、伝票から総勘定元帳に転記する仕組みのことです。この伝票制を採用すると、経理担当者以外の方も伝票に取引の記録を残すことが可能となり、経理担当者の業務負担を軽減できます。

伝票制を用いることで、経理業務の負担を軽くできるのは確かですが、日々の取引内容や現金の取り扱い状況などは、事業所ごとに大きく異なるのが特徴です。この要因には、事業所の規模や業種・業界が関係しています。

このような経営上の背景から、伝票制は用いる伝票の種類に応じた以下3つの区分が設けられています。

＜伝票制の種類＞

• 1伝票制
• 3伝票制
• 5伝票制

それぞれどのような特徴があるのかを把握することで、自社の取引状況に合った伝票制を採用しやすくなるでしょう。

1伝票制

1伝票制とは、「仕訳伝票」と呼ばれる仕訳帳を分割可能な形式にした伝票を用いて仕訳を行い、総勘定元帳へと転記する方法です。

仕訳伝票の形式や記入内容は仕訳帳と同じですが、伝票単位で管理できるため、取引を日付順に仕訳帳へ記載する際の手間を軽減できます。

1伝票制の場合、仕訳帳とほぼ同様の形式となっている仕訳伝票を用いるため、現金取引を含むすべての取引内容を記載する必要があります。

3伝票制

3伝票制とは、「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」の3種類の伝票を作成し、総勘定元帳へと転記する方法です。

1伝票制では、現金・現金以外のすべての取引を一つの伝票に記載しますが、3伝票制の場合、現金取引は入金伝票と出金伝票、現金を使用しない取引は振替伝票を用いて処理します。

上記の3種類の伝票により、現金取引と現金以外の取引を容易に区別できるようになるため、特に現金取引が多い業種で広く利用されています。

5伝票制

5伝票制とは、5種類の伝票（入金／出金／振替／仕入／売上）のすべてを作成し、総勘定元帳へと転記する方法です。

現金取引と現金以外での取引に加え、商品の仕入れ（買掛金など）や売上（売掛金など）の状態についても伝票を用いて記帳します。仕入れが多い小売業や、掛け取引の多い卸売業などで採用される傾向があります。

振替伝票に記入すべき事項

振替伝票を用いるケースは、現金以外での取引が行われた場合であり、この伝票を起こす際は以下の項目・内容を記載します。

＜振替伝票に記入すべき事項＞

• 日付
• 金額
• 勘定項目
• 摘要

以下では、各項目について詳しく解説します。

日付

振替伝票には日付の欄があり、そこに取引が実施された日付を記載します。なお、取引の日付をいつとするかは、取引内容や各社のルールによって異なるので注意が必要です。

例えば、取引先が「検収完了日に売上を計上する」というルールを定めていた場合、その会社から受け取る検収書の日付が「売上の計上日」となります。このように、取引の日付は自社の都合だけではなく、取引先に左右されることもあるため、しっかり確認するようにしましょう。

金額

振替伝票の金額の欄には、取引で発生した金額を記載します。また、取引金額は、伝票の左側にある「借方」と右側にある「貸方」の両方に記入すると覚えておきましょう。

振替伝票の金額に誤りがあると、決算書の数値に影響が出てしまい、結果として正しい経営判断や適正な税務申告ができなくなります。そのため、伝票に記入した金額に誤りがないか、必ず確認するようにしてください。

勘定科目

振替伝票を作成する際は、取引内容に応じて、借方・貸方の双方の勘定科目を記載する必要があります。具体的な書き方としては、左側に借方科目、右側に貸方科目を記入します。

また勘定科目は、貸借対照表と損益計算書に準じて選択するのが基本です。例えば、請求書を発行して売上が確定した場合、借方には「売掛金」、貸方には「売上高」と記入します。

摘要

振替伝票には、取引の内容や取引先の名称などを簡潔に記載します。摘要は、後日の確認や経理業務の効率化、税務調査への対応において重要な役割を担うため、必ず記載しましょう。

例えば、通信費の場合、摘要欄に「プロバイダ料金 4月利用分 〇〇株式会社」と記入すれば、誰が見ても取引内容を理解できます。摘要の書き方に決まった形式はありませんが、第三者（経理担当者）が見てわかるようにしておくのがポイントです。

振替伝票の形式例

先述したように、振替伝票には日付や金額、勘定科目などを記載する必要があります。振替伝票の形式例は、以下のとおりです。

振替伝票を作成する際の注意点

振替伝票を用いることで、仕訳帳への記載の負担を減らせることは確かですが、伝票を作成する際に経理処理のミスがあっては意味がありません。伝票を作成するときは、以下の注意点を念頭に置いておきましょう。

＜振替伝票を作成する際の注意点＞

• 借方と貸方の合計金額は必ず一致する
• 振替伝票には保存義務がある

一つずつ解説します。

借方と貸方の合計金額は必ず一致する

振替伝票の借方と貸方の合計金額は、必ず一致していなければなりません。合計金額が一致していないとなると、総勘定元帳へ転機する際に、ミスの修正に時間や手間を掛けてしまうことになります。

経理業務をスムーズに行えるよう、振替伝票の借方と貸方の合計金額が一致しているか、きちんと確認するようにしましょう。

振替伝票には保存義務がある

振替伝票などの会計処理に関する書類は、法律上、一定期間の保存義務が課せられています。なお、振替伝票に関しては、原則として7年の保存が必要です。

経理関連書類の保存方法については、書類のペーパーレス化が推奨されていることもあり、電子化での保存が認可されています。電子化保存にあたっては事前の届出が必要ですが「書類の保管スペースを削減できる」「デジタル機器で迅速に経理処理を行える」などのメリットがあるので、ぜひ検討してみてください。

法人税法においては7年間

法人税法で規定されている書類に関しては、7年間の保存義務があります。振替伝票は、法人税法と関係する書類のため、規定された期間はきちんと保管するようにしましょう。

会社法においては10年間

会社法で規定されている書類に関しては、10年間の保存義務があります。この書類には、売上帳や仕入帳、総勘定元帳、仕訳帳などが該当します。

振替伝票の作成方法

振替伝票の作成方法として、主に以下の3つが挙げられます。

• 手書き
• Excel
• 会計ソフト

以下では、各方法のメリット・デメリットをご紹介します。

手書き

手書きのメリットは、パソコン操作が不慣れな方でも作成できる点です。一方で、伝票が物理的にたまっていくため、集計作業が煩雑になりやすいというデメリットがあります。

Excel

振替伝票は、Excel（表計算ソフト）で作成することも可能です。この方法では、パソコンでデータを作成するため、伝票を管理しやすいというメリットがあります。

手書きよりも便利な方法といえますが、Excelを使用するときはデータの取り扱いに注意が必要です。パソコンの不具合などにより、データが突然消えてしまう可能性もあるため、定期的にバックアップを取っておきましょう。

会計ソフト

会計ソフトのメリットは、必要なデータを直接入力するだけで、伝票を作成できる点です。これにより、集計作業の手間を大幅に削減できます。一方で、会計ソフトの購入費用が発生したり、導入時に使い方を覚える必要があったりするのは、デメリットといえるでしょう。

まとめ

今回は、振替伝票について詳しく解説しました。振替伝票は、現金を使用しない取引に用いられる伝票で、これを活用することにより、経理業務の負担軽減が期待できます。

また振替伝票には、日付・金額・勘定科目などを記載する必要があり、総勘定元帳に転記した後も一定期間は保存しておく必要があります。伝票を効率良く作成・管理したいという方は、会計ソフトの利用を検討してみると良いでしょう。

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